Суточные при командировке в пределах России и загранкомандировках

Для исполнения служебных поручений организация вправе направлять оформленных сотрудников в командировки, в ходе которых за работниками сохранится место, зарплата. Также предусматривается компенсация расходов на командировку, в том числе выплачиваются суточные. Начисление суточных выполняется за каждый календарный день. Размер этих выплат не установлен законодателем, поэтому их объем может разниться в зависимости от организации.

Оплата в командировке

Вернуться к оглавлению

Возмещение командировочных трат и их подтверждение

Суточными в командировке выступает материальная нагрузка на бюджет сотрудника, которая обуславливается его временным нахождением в ином городе. Работодатель обязан компенсировать их в оговоренном законом объеме. Также на время нахождения сотрудника в командировке его заработок сохраняется в стандартном размере. При этом зачастую суточные выплачиваются сотруднику только при его нахождении в ином городе более суток – когда есть необходимость подбирать место для ночевки.

Суточные и их разновидности

Категории

Что в них входит

Расположение работника на месте. Подбор и оплата места проживания.
Питание В заведениях общепита, а также покупка продуктов в магазинах.
Проезд. Перемещение по городу в общественном транспорте. Также возмещаются затраты сотрудника на проезд до места и обратно.
Проведение мероприятий Тех, которые требуются для компании.
Также могут присутствовать и иные расходы. При условии, что начальство сочтет их целесообразными и необходимыми для исполнения рабочей задачи.

По возврату из командировки сотрудник обязан оформить отчет. В случае утери документации требуется также служебная записка. Документацию, которая подтверждает использование подотчетных сумм, требуется присоединить к этому отчету. К подобным подтверждениям трат могут относиться следующие бумаги.

  1. Документация, подтверждающая факт аренды помещения. В этом качестве могут выступать квитанция либо счет из гостиницы, договор про аренду квартиры. В любом из этих документов должны быть внесены стоимость 1 дня и число дней аренды.
  2. Документация, подтверждающая проезд к месту и возврат домой: билеты, квитанция на получение постельных принадлежностей, посадочные талоны и подобное.
  3. Подтверждение использования услуг такси: квитанции, билеты, чеки и подобное. Также подходит оформленная служебная записка с вложенными чеками АЗС – в случае использования в поездке личного транспорта.
  4. Документация, которая подтверждает иные расходы, как то квитанция из камеры хранения и подобное.

Определение объема суточных, которые требуется перечислить сотруднику, происходит на основании установленных законодательством лимитов.

Вернуться к оглавлению

Суточные в командировке по России и налогообложение

Расчет командировочных происходит на основании определенных лимитов, но окончательные объемы определяются организациями в индивидуальном порядке. Объем может быть закреплен в каком-то локальном документе: коллективном договоре, положении про командировки и подобном. Верхних границ, которые бы ограничивали допустимые суммы суточных, не имеется – это указывается в ст. 168 Трудового кодекса. Но объем суточных при командировках обязательно должен быть закреплен во внутренних локально-нормативных актах организации.

При обложении НДФЛ и начислении страховых взносов существует норматив, представленный 700 р. Эта сумма не облагается налогом и для облегчения работы бухгалтерии нередко именно она проставляется в локальных актах организации. Тем не менее размер может превышать указанное значение. В таком варианте расчет суточных при командировке по России будет иметь такой вид: объем суточных – 13 %. К примеру, при указанных 4000 р. суточных с изъятием НДФЛ сотрудник получит 3480 р.

Вернуться к оглавлению

Оплачиваемые дни при расчете компенсации

Суточные в командировке выплачиваются на основании количества суток, проведенных в поездке. Рассчитанный размер передается работнику наличными либо безналичными средствами в полном объеме, заранее, как аванс – за 1 сутки до начала командировки. Суточные в случае поездки по России выплачиваются в рублевом эквиваленте и за каждый день, включая праздники и выходные. Значения занятость сотрудника в этот день роли не играет. За каждые сутки, проведенные в пути, в том числе день отъезда и возврата, дни простоя не по собственной вине.

Когда работник в определенный день не исполнял рабочие задачи, то эти дни принимаются в качестве дней отдыха. Тем не менее законодатель обязывает выплачивать суточные и за них. Также за эти дни полагается компенсация расходов за гостиницу, еду и подобное.

Оплата за выходные дни происходит в двойном объеме, за исключением варианта, когда работник добровольно соглашается на стандартный объем и получает дополнительно еще 1 день отгула. Но локальные нормативные акты организации могут устанавливать иные варианты суточных в выходные дни, тем не менее суточные даже в таком случае не могут быть меньше, чем то установлено законодателем.

Когда сотрудник заболел во время командировки, организация должна засчитать ему суточные в полном объеме, даже если работник по причине заболевания не исполнил рабочие задачи. Больничные выплаты выполняются на основании листа нетрудоспособности. Его позволяется открыть в месте командировки, а закрыть после возврата домой. Но в таком варианте требуется прохождение дополнительного обследования, после чего врач оформляет новый больничный лист, продляющий прошлый. Также организация полностью обязана возместить траты на аренду помещения во время болезни, за исключением дней нахождения в стационаре.

Вернуться к оглавлению

Суточные при командировке на 1 день, их объем

На текущий момент не установлена минимальная длительность командировки, так что в этом качестве признается и поездка на 1 сутки. Согласно ТК, даже при командировке на 1 сутки, сотруднику полагаются суточные. Подобная командировка оформляется так же, как и при многодневном варианте, а в табеле учета рабочего времени проставляется «06» либо «К».

По возврату работник отчитывается за поездку. Руководитель возмещает траты. При мини-поездках по России в общем варианте суточные не выплачиваются, но их выплата может предусматриваться локальными нормативными актами организации. При поездках за границу суточные при однодневных командировках выплачиваются в 50 % объеме от установленного лимита. Налогообложению не подлежат компенсация подтвержденных трат.

При отсутствии подтверждения НДФЛ не изымается только в случае 700 р. при внутрироссийской командировке и 2500 р. при рабочей поездке за границу.

Вернуться к оглавлению

Суточные в случае разъездной работы

Разъездной тип работы обязан сопровождаться выплатой компенсаций при наличии дополнительных подтвержденных и обоснованных расходов сотрудника. Но руководитель должен принимать во внимание, что ему потребуется подтверждать разъездной тип работы собственного сотрудника документацией, к примеру – трудовым контрактом, в котором это условия обязательно должно быть включено. Также потребуется подтверждение в виде отчетов работника про служебные поездки и подобная документация. В этом случае нормативными актами определяется размер суточных, которые полагаются сотруднику. Лимит в 700 р. также обязан приниматься во внимание.

Вернуться к оглавлению

Расчет и уплата суточных в командировке за границу

Нормы суточных при загранкомандировках устанавливаются организацией на собственное усмотрение. При принадлежности предприятия к бюджетной сфере требуется принимать во внимание Постановление Правительства № 812, которое регламентирует наибольшие объемы суточных для каждого государства в долларовом эквиваленте (доллары США). Прочие организации могут самостоятельно устанавливать размеры. Но требуется принимать во внимание, что НДФЛ не будет взиматься только с сумм, которые не превышают 2500 р.

При определении валюты, в которой требуется выдавать суточные, требуется руководствоваться днями пребывания сотрудника в пределах собственного государства и за его границами. Законодатель устанавливает, что выплаты за дни в пределах РФ производятся в рублях, а за дни нахождения в ином государстве – валютой того государства. Выплаты могут проводиться как сразу в иной валюте, так и в рублях в соотношении к требующейся валюте. Этот вопрос остается на усмотрение руководителя.

Если выплата была произведена в рублях, то сотруднику придется самостоятельно выполнять покупку требующейся валюты. При возникновении отрицательной валютной разницы сотруднику требуется внести ее в счет остальных командировочных расходов, при положительной разнице – в составе остальных доходов. Подтверждением расходов, связанных с отрицательной валютной разницей, является чек из обменного пункта. Компенсация за сопутствующие траты в командировке происходит по курсу ЦБ в рублях.

Вернуться к оглавлению

Особенности расчета при командировках в страны СНГ

В таких поездках штамп в паспорт не проставляется. По этой причине число пересечения границы определяется согласно проездным билетам: по дате и времени прибытия в государство назначения. Исходя из этого, сутки, в которые транспорт прибывает в место назначения в ином государстве, и принимается в качестве суток въезда.

При этом выплата суточных в случае рабочего посещения стран, входящих в СНГ, производится согласно нормам заграничной поездки. Сутки, когда транспортное средство прибывает обратно в Россию, принимаются в качестве даты возврата. И за них выплата суточных производится согласно лимитами внутрироссийских командировок.

Вернуться к оглавлению

Возврат из заграничной командировки после 24:00

В соответствии положению про командировки № 749, дни поездок за границу требуется подразделять на промежутки для верного расчета суточных. При этом число выезда из государства должно быть включено в период пребывания за границей, а число прибытия обратно должно приниматься в качестве периода пребывания в России.

Точная дата выявляется по штампу, который ставится на паспортном контроле.

При прибытии самолета до 24:00 и прохождении до этого времени паспортного контроля в качестве числа прибытия принимаются текущие сутки, и за них выплата суточных производится согласно тарифу по России. Когда самолет прибывает после 24:00, число прибытия в страну является днем пребывания на территории России и суточные выплачиваются согласно лимитам поездок внутри государства. Исключением являются рабочие поездки в страны СНГ. Дата выезда и возврата определяется согласно отметкам командировочного удостоверения и числам на проездных документах.

Вернуться к оглавлению

Расчет при возврате и следующем отъезде в 1 сутки

При отправлении сотрудника в командировку способна возникнуть ситуация, при которой работник возвращается утром из первой поездки, а вечером ему требуется отправиться в новую командировку. Законодатель не воспрещает подобный вариант командирования сотрудников, но и не регламентирует правила оформления подобной ситуации. Исходя из этого, могут приниматься: вариант сложения 2 командировок в одну либо обособленный учет этих рабочих поездок.

При двух разных рабочих поездках руководитель обязан оформлять полный перечень документации – приказ, удостоверение, служебное задание. В подобном варианте оформления руководителю требуется выплачивать суточные за каждый командировочный день, включая дни в пути. Сутки, в которые происходит пересечение командировок, подлежат оплате по двойному тарифу, так как это завершающий день прошлой поездки и день старта следующей. Но в таком варианте существует вероятность проблем с налоговой по причине сверхнормативных платежей.

При совмещении двух командировок в одну собирается единый пакет документов. В него должны быть внесены все сведения относительно цели, пунктов назначения и общей продолжительности рабочей поездки. При этом законодателем не даны ограничения на длительность командировки. Но суточные обязательно должны перечисляться сотруднику за весь период командировки.

Таким образом, поскольку норма расходов в командировке не установлена законодательством, у организаций имеется право утверждать суммы по собственному усмотрению. Оплачиваются все суточные до отправки работника в командировку, в ином варианте сотрудник имеет право не отправляться в поездку. Компенсация командировочных расходов сотрудника происходит по его возврату на основании подтверждающей траты документации.

Выплата не может быть меньше, чем минимальный объем суточных по России, то есть 100 р. Законодательство предусмотрело определенные лимиты, которые не облагаются НДФЛ: 700 р. – в пределах России и 2500 р. – для заграничных рабочих поездок.

Суточные при командировке в пределах России и загранкомандировках
Оцените данную статью: